Backlogで議事録を作成したふりかえり
加納です。社内SEとして従事しております。
2019/04/23 に JBUG (名古屋#1) に参加させていただきますので、それまでに現状をまとめておきたいと考えております。
今回は、定例ミーティングの議事録を Backlog で作成したので、簡単にそのふりかえりをします。
イントロダクション
今まで定例ミーティングの議事録は、 Google スプレッドシートで作成していました。この作成方法に対して、2点ほど改善したい点がありました。
改善したい点
Backlog のリンクを貼る際に手間を軽減させたい
最も改善したい点は、Backlog のリンクを貼る際に、その手間を軽減させたい点です。
Google スプレッドシートでもアドレスを貼れば可能ですが、アドレスを用意し、張り付けるのが手間だと感じました。
検索しやすい様にまとめておきたい
次に、過去の議事録を検索しやすい様にまとめておきたかった点です。
Google スプレッドシートで作成していた時は、過去の議事録はシートとして時系列順で並んでいました。現在の体制で議事録を書き始めて約 1 年経っており、このシート群をいつ、ファイルとして切り分けるかを懸念に思っていました。
ファイルとして切り分けた場合、検索方法を「ファイル内」から「フォルダー内」に切り替える必要があった為、その方法で必要な情報が検索できるのか検証が必要でした。
Backlog への変更
Backlog で議事録を書くのはいささか用途が異なるとは思いましたが、議事録の決定事項と課題をリンクできると便利だと思い、まずは試してみることにしました。
手順は次の通りです。
手順
- 「アジェンダ・議事録」用の課題を作成する
- 課題のコメントにメンバーの進捗を書いてもらう*1
- コメントを集約してアジェンダを作成
- アジェンダを基にミーティングを実施
- 議事録をアジェンダに上書きする形式で作成
ふりかえり
1回目を実施したので、ふりかえりをおこないます。
変更して良かった点
メンバーの進捗に課題や Wiki のリンクが活用できた
メンバーの進捗をコメントに書いてもらう様にしましたが、課題や Wiki のリンクが比較的容易に貼れる為、報告を聞きながら参照がしやすいと感じました。
ただし、まだ初回で運用に慣れていなかったこともあり、継続的な周知は必要だと感じました。
議事を文章として書ける
議事を文章として書ける点は大きいと感じています。 Google スプレッドシートや Excel といった表計算ソフトで文章を書く際、改行など体裁を整えるのに、手間を感じていました。
さらに改善したい点
ミーティング中にリアルタイムで議事録を書きたい
ミーティングの進行と同時に議事録を作成したいと思いました。 これは以前からぼんやりとは思っていましたが、今回の変更ではっきりと意識することができました。
リアルタイム編集は、変更前の Google スプレッドシートの得意分野なので、戻すのも手だと思います。ただ、表計算ではなく、 Markdown でリアルタイムに編集したいので、その手段を探したいと考えています。
ひとまず 1 画面でリアルタイムで Markdown の整形をするエディタ Typora を使用して、次はそれを表示しながら進行し、実施後に Backlog に貼り付ける運用にしてみたいと考えています。
差分を見やすくしたい
アジェンダと議事録に対して、明確な差分が欲しいと感じました。Wiki で作成すれば、課題より差分が見やすいとは思いますが、議事録はそこまで永続的に残す内容ではないので、他の方法を探したいと思います。
よろしければ、下記もご覧ください。 ma310kano.hatenablog.com ma310kano.hatenablog.com
*1:課題を直接編集すると編集内容が衝突すると思ったので、コメントに書いてもらう運用としました。
